就労ビザ

就労ビザ申請(外国人雇用)で会社側が注意すべき点とは?

日本では少子高齢化もあり、今後外国人社員を雇用するケースが多くなると思います。

外国人社員を雇用し就労ビザを申請する際には、企業側は「雇用契約書の締結の仕方」「採用スケジュール」など、日本人とは変わる点がいくつかあります。

今回はそんな採用担当者向けに、外国人社員を雇用する際の注意点について解説していきます。

就労ビザとは?

日本の就労ビザは、「外国人が日本国内の労働に対して報酬が得る場合」に取得する必要があるものです。

就労ビザとは通称名で、日本では全19種類の就労ビザがあり、活動内容に応じて取得する就労ビザが変わってきます。

在留資格の種類については、こちらからも確認いただけます。

一般的な就労ビザは、「技術・人文知識・国際業務」と言い、多くの外国人がこの就労ビザで日本で働いています。

日本の就労ビザは、「学歴」と「職務内容」が大切

日本の就労ビザは、技術・人文知識・国際業務を指すことが多いので、技術・人文知識・国際業務について解説していきます。

日本の就労ビザを取得するには、基本的には「外国人本人の学歴」(大卒以上で学士を持っていること)が必要になります。

ただし日本の専門学校を卒業し、専門士を取得している外国人も例外的に認められています。

職務内容についても、ホワイトカラーの仕事(現場労働以外)で、学校で勉強したことが活かせる仕事であることが求められています。

そのため、まず外国人社員を採用する際には、「学歴」と「行ってもらう業務内容」を精査する必要があります。

「技術・人文知識・国際業務」の細かな審査基準についてはこちらからご確認いただけます。

雇用契約書の締結の仕方について

外国人社員が日本で働くためには、就労ビザを取得する必要があります。

就労ビザは採用が決まり、「雇用契約書を締結した後に申請を出す」流れになり、そこから審査が進み、許可後に就労開始ができるようになります。

企業側としては、「就労ビザがとれてから雇用契約書を締結したい」という要望もあると思うのですが、入管のシステム的に雇用契約内容も審査対象となるので、先に契約条件を決めないといけません。

雇用契約書を作成する際の注意点とは?

就労ビザを申請するためには、雇用契約書を締結しないといけないとお伝えしましたが、「就労ビザの申請を出せば必ず許可されるわけではありません。」

就労ビザが許可されなければ、日本国内で働くことはできませんが、日本の労働基準法は適用となるので「就労ビザがおりなかったため、契約もなし」とは簡単にはできません。

外国人から不当だと訴えられてしまうと会社にも不利になってしまうので、雇用契約書には、備考欄に「停止条件」を記載することをおすすめしています。

停止条件:本契約は日本政府により入国(在留)許可されない場合は発効しないものとする。

上記は一例になりますが、このまま記載いただいても法的には有効になります。

この記載があれば、就労ビザの許可になった後に効力を発揮するとなるので、外国人とのトラブルも少なくすることができます。

合わせて会社の「就業規則の解雇規定」の欄に、「外国人労働者の過失その他の理由により、在留資格の変更・更新申請が不許可となり当社で就労できなくなった場合」と入れておくこともおすすめします。

就労ビザを申請する流れとスケジュールについて

就労ビザを申請する流れは、「外国人が海外にいるのか」「すでに日本に住んでいるのか」によって変わってきます。

外国人が海外に住んでいる場合

海外から日本に就労ビザで呼び寄せる場合は、「おおよそ3か月程度はかかる」と考えておいてもらえればと思います。

日本の入管での審査は、入管の場所や会社の規模、申請内容によって審査でかかる時間が変わりますが、平均1か月~2か月ほどになります。

その他、書類の準備や郵送など物理的にかかる時間も考慮すると、3か月は来日までにかかる計算になります。

就労ビザで来日するまでの流れ(外国人が海外に住んでいる場合)

  1. 内定を出す
  2. 雇用契約書を締結する
  3. 必要書類を集める
  4. 日本にある入管に在留資格の申請する
  5. 許可後、「認定証明書」が発行される
  6. 海外にいる外国人本人に認定証明書を郵送する
  7. 外国人本人が海外にある日本大使館でVISA申請する
  8. 来日

外国人本人が海外にいる場合の日本での申請は、「採用担当者が代理で行うことが可能」です。

日本の入管での審査後は、海外にある日本大使館で再度書類提出する必要がありますが、日本大使館では、平均1週間ほどで審査がおわります。

認定証明書の有効期限は発行から3か月である

入管での審査は、標準処理期間(1か月~2か月)というものがありますが、審査官次第になるので、実際どの程度審査で時間がかかるのかは確実には予測できません。

採用スケジュールが決まっている場合は、早めに申請を出して余裕をもって進めたいと思っても、稀に想定よりもだいぶ早く2週間ほどで審査が終わる場合もあります。

そうなると、入管の審査後に「認定証明書」という海外から呼び寄せるための証明書が発行されますが、「認定証明書の有効期限が3か月」となります。

ルールとしては、認定証明書が発行されてから3か月以内に海外にある日本大使館でVISA手続きして、日本に来日しないといけません。

そのため海外に住む外国人の採用が決まった際には、審査が長引くことと、審査が早く終わることのどちらも考慮して、「雇用開始日の5カ月~4カ月前をメドに就労ビザ申請の手続きを始める」スケジュールを取っていただければと思います。

留学生として日本に住んでいる場合

外国人がすでに日本に住んでいる場合は、今持っている在留資格(ビザ)の種類によって流れが変わってきます。

留学生の場合は、「就労ビザを取得した後」でないとフルタイムで働くことはできません。

留学生が就労ビザを取得する流れ

  1. 内定を出す
  2. 雇用契約書を締結する
  3. 必要書類を集める
  4. 日本の入管に申請する
  5. 許可後、新しい在留カードを入管に受取に行く

なお外国人が日本にいる場合は、申請は外国人本人が行うことになり、採用担当者が代わりに入管に申請に行くことはできません。

※申請は、外国人本人または依頼を受けた行政書士のみ可能となっています。

アルバイトをさせる際には注意

就労ビザを取得するまでの間、アルバイトで働いてもらおうと思った際には、「現在もまだ学校に通っているのか」「卒業しているのか?」によって対応が変わってきます。

留学生は、資格外活動許可(在留カードの裏面で確認)を持っている場合のみ、「週28時間以内のアルバイトが可能」となります。

仮に留学ビザだが、すでに卒業してしまっている場合は、アルバイトをすることができません。

留学生をアルバイトで雇う場合の注意点はこちらから確認いただけます。

留学生は、「みんなしているから問題ない」と言われる方も多いですが、入管法では禁止されています。

そのため、アルバイトができない状況にも関わらずアルバイトをしていたことが発覚すると、就労ビザの審査にも影響が出てきてしまいますので、企業側としても入管法のルールを把握しておくことが重要となります。

就労ビザを申請できるタイミングについて

留学生の場合は、卒業年度の12月から就労ビザの申請が可能となります。
(例:2022.3月卒業の場合は、2021.12から申請可能)

審査は、1か月~2か月ほどかかるので、4月入社を考えている場合には、遅くても2月中には申請を出さないと、4月入社が間に合わなくなってしまうことが考えられます。

入管側も雇用契約書を提出してもらっているので雇用開始日(入社日)は把握していますが、申請は1日何万件とあるので、優先的に行ってくれることは考えづらく、就労ビザがおりるまでは就労開始ができないので、新入社員の中で外国人社員のみ働けないという事態が発生してしまいます。

転職で採用する場合

転職で採用する外国人の場合には、「今の就労ビザの期間がどのくらい残っているのか?」によって手続き方法が変わります。

まず、どちらの場合でも必要な手続きとしては、「所属(契約)機関に関する届出」を外国人本人が提出することです。

技術・人文知識・国際業務の外国人の場合は、こちらのサイトの中ほどの青いバナー「電子届出システムはこちら」から手続きできます。

これは退職・入社があった日からそれぞれ14日以内に手続きする必要があるので、退職と入社に間が空いてしまっている場合は、2回行う必要があります。
(5月退社、6月入社の場合は、まとめて1回の届出で足ります)

在留期間がまだ6か月以上残っている場合

会社側として行うこととしては、在留期間が6か月以上残っている場合は、「就労資格証明書」の申請をするかどうか決めることになります。

就労資格証明書は、任意手続きなので絶対必要ではないですが、「外国人社員があなたの会社で働いていても問題ないのかを確かめておく手続き」になります。

就労資格証明書の詳細については、こちらから確認いただけます。

就労資格証明書の申請は「転職の時のみ行う」ことができ、さらに「転職した後」でないと申請ができません。

そのため、転職の入社前に申請することはできないので、留学生を採用する場合とは流れが変わってきます。

ちなみに就労資格証明書の申請をしても、就労ビザの在留期限が来た際には、更新手続きは必ず必要になります。
※就労ビザの更新手続きは、在留期限の3か月前から可能になります。

在留期限が6か月以下の場合

転職してきた外国人社員の「在留期限が4か月や3か月しか残っていない場合」には、就労ビザの更新手続きの準備をすぐに始めます。

更新手続きは在留期限の3か月前から可能ですが、必要書類の準備に時間がかかることもあるので、早めに準備を開始してください。

そして在留期限3か月前になったら、すぐに更新申請を入管で行ってください。

在留期限が4カ月や3か月しか残っていない段階で、就労資格証明書の申請をしてしまうと、結果が出た後すぐに更新申請を行わないといけなく、効率的に良くないです。

就労資格証明書は任意手続きになるので在留期限が迫っている場合は、就労資格証明書の申請は行わずに、更新手続きを開始した方が良いかと思います。

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