知っておくべき留学生の採用手続き方法

基礎知識

日本人採用との違い

外国人を日本でフルタイムにて雇用しようとする場合には、“就労ビザ”を取得する必要がございます。

 

この就労ビザは、通称名であり正式には在留資格(通称:ビザ)」と言われ、行う仕事内容に合わせて該当する在留資格を選択し、日本にある入管に申請して取得する流れになります。

 

留学生の場合

→「資格外活動許可」を取得しているのであれば、週28時間以内のアルバイト可能

フルタイムで働きたいとなった場合

→「留学」ビザを「就労ビザ」に切り替える作業が必要

ここで問題なのが、資格外活動許可を持っている留学生であれば、風俗営業以外であればアルバイトができるのですが、フルタイムで働く就労ビザになると職務内容に制限が出てきてしまう点です。

 

外国人の採用活動の中でこの知識を持たずに内定を出し採用しても、就労ビザがおりずに結果働くことができないといったことも起きてきてしまいますので、まずは全体の流れに加えて“就労ビザの審査ポイント”についても確認をしておくようにしてください。

就労開始できる時期について

外国人が実際にフルタイムで働くことができるのは、就労ビザが取得できた“後”からになります。

 

申請は内定後にすることになりますが、入管の審査は留学生の場合で約1ヶ月~3ヶ月ほどかかります。

 

この審査期間は東京入管か地方入管かによっても変わってきますが、東京の場合ですと申請件数が多いことから審査にかかる時間も年々のびてきております。

 

地方の場合ですと数週間で降りる場合もございますが、申請できる入管の場所は留学生が住んでいる地区の管轄になります。

ビザを申請する場所と管轄を知る

お伝えしたようにフルタイムで働くことができるのは、就労ビザの許可がおりたになりますので、仮に雇用予定日までに許可がおりなかった場合はフルタイムで働いてもらうことはできません。

 

原則としては、学校を卒業してしまった後はアルバイトをしてもいけないので、審査を待つしかなくなってしまいます。

 

研修など報酬が発生しない業務であれば可能ですが、審査結果のタイミングは入管(審査官)の職権によって決まってくるので早期処理願いの書類を提出して急いでもらうことは可能ですが、必ず受け入れられるわけではございません。

 

入管の審査官も、雇用開始予定を見て審査をしてくれてはいますが、審査上確認しなければいけない事項があったり申請が多くなっている状況だと、会社の希望日までに審査結果が出ないこともありますので、ビザ申請は早めに行うことをお勧めいたします。

就労ビザが申請できる時期

就労ビザを申請できる時期についても制限があり、留学生の場合は2パターンです。

 

留学生の申請パターン

  1. 今通っている日本の学校を卒業することを証明して就労ビザを取得する場合 
  2. 海外の学校を卒業したことを証明して就労ビザを取得する場合

今通っている日本の学校を卒業することを証明して就労ビザを取得する場合 

こちらのケースで新卒採用(4月入社)の場合は、就労開始予定の4ヶ月前である12月より申請が可能になります。

 

この場合、許可が出ても実際に就労ビザの新しい在留カードがもらえるのは、卒業した後になります。


※留学生でなく中途者(転職)採用の場合ですでに就労ビザを持っている人の場合は、在留期限の3ヶ月前から可能になります。

 

海外の学校を卒業したことを証明して就労ビザを取得する場合

こちらの場合には、今日本の学校に在学中である場合であっても海外の学校の卒業証明書を添付することでいつでも申請は可能になります。

 

それぞれ外国人の今までの学歴や、どの学歴を証明して就労ビザを取得するのかによって申請できる時期が変わってきますので、面接の際に履歴書で学歴を確認しておくことをお勧めいたします。

雇用契約の結び方は?

雇用契約書や労働条件通知書の作成の方法にも少しポイントがございます。

 

入管では会社の規模に応じてカテゴリー1~4で区分されており、カテゴリー1or2企業については雇用契約書の提出は必須ではないですが、カテゴリー3or4企業は必須書類となっております。

 

就労開始時期は、未来の日付であれば会社の希望日を記入頂いて問題ございません。

 

気を付けて頂きたいのが、申請する日よりもの日付での雇用契約の締結です。

内容によってはすでに働いていると見られてしまう可能性もあり、就労ビザをもっていないまま働いているとなると就労ビザ取得の前に問題がでてきてしまうからです。(停止条件ある場合はOK)

未来の日付であれば特に指定はなく、仮にその日までに審査が終わらなかった場合は、就労開始日を変更しても問題はございません。

また外国人との雇用契約の際に雇用契約書の中で入れ込んでおいたほうが良い内容として、備考欄などに“停止条件”をつけることです。

 

停止条件とは

その内容が履行されるまで、この契約書は有効ではないという条件

停止条件:「本契約は日本政府により入国(在留)許可されない場合は有効としないものとする」

 

内容は読んでいただいた通り、就労ビザの許可がおりた後から有効となる旨を示したものとなります。

これは企業としてのリスクヘッジになるものとなり、日本人を雇用する場合と変わってきます。

文言を入れ込むだけでなく、雇用予定の外国人にもしっかり説明しておくことが必要になります。

フィリピン人を雇用する場合の注意点

原則として日本で外国人を雇用しようとした際には、日本にある入管で手続きをして許可されれば働くことが可能になりその他の手続きは不要です。

 

ですが、フィリピン人だけは日本の入管の許可に加えて、フィリピン国での許可も必要とされており手続きが複雑です。

 

フィリピン側での手続きとは

  1. POLO(ポロ)での手続き ※日本にあるフィリピン大使館内に設置
  2. POEA(ピーオーイーエー)での手続き ※フィリピン本国にて本人による手続き

ざっくり説明すると、日本にあるPOLOとフィリピンにあるPOEAでの手続きが日本の入管での手続きに加えて必要になり、この2つの許可も取らないと日本でフィリピン人が働くことができません。

また、フィリピン側の手続きは時間がかかるので、日本での手続きに先立ち行う必要がございます。

 

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