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特定技能ビザの登録支援機関とは?役割や支援内容、登録のための基準について

特定技能ビザ「登録支援機関」とは?

登録支援機関とは、所属機関(受入れ企業)から委託を受けて特定技能1号外国人が、安定的に働けるように支援計画の作成を行い、職務・日常生活・社会生活上においてのサポートを行う機関になります。

なお特定技能2号外国人に対しては、登録支援機関としての支援は義務ではありません。

 

登録支援機関として登録できるのは、個人及び法人のどちらでも可能で、一般企業(人材紹介会社など)や行政書士、社労士などが多くなっています。

※ビザプロ(運営会社:行政書士法人フォワード)は登録支援機関になります。

 

特定技能外国人の支援は専門的な内容が含まれており、所属機関(受入れ企業)の社長や直属の上司は、支援責任者や担当者になることができないため、大企業など人事体制が整っている企業以外で、所属機関(受入れ企業)が、直接支援体制を整備するのは難しいです。そのような場合に、支援のアウトソーシング先となるのが登録支援機関です。

登録支援機関の登録を受けるための基準

登録支援機関として登録をするためには、出入国在留管理庁の登録を受ける必要があり、登録支援機関自体が適切(例:5年以内に出入国・労働法令違反がない)であることと、外国人への支援体制がある(例:外国人が理解できる言語での支援が可能)ことが求められています。

 

具体的な内容は下記になります。

■登録支援機関になれる基準

①支援責任者と支援担当者(1名以上)を選任していること
支援責任者とは、特定技能1号外国人の支援計画の責任者のことです。支援担当者とは、特定技能1号外国人の支援計画の実施に基づく支援を担当する者のことを言います。

②支援責任者と支援担当者が、次の項目に該当しないこと(中立性と適正性の確保)
・所属機関(受入れ企業)の役員の配偶者、2親等内の親族、その他所属機関(受入れ企業)の役員と社会生活において密接な関係を有する支援責任者
・過去5年間に受入れ機関の役員又は職員であった支援責任者
・法第29条の26第1項第1号から第11号までの登録拒否事由のいずれかに該当する支援責任者又は支援担当者

③下記の4点のうちのいずれかに該当すること(支援体制の精度確保)
・過去2年間で中長期在留者(就労資格のみ対象)の受入れ又は管理を適正に行った実績がある者
・過去2年間に報酬を得る目的で業として本邦在留外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有する者
・支援責任者及び支援担当者が過去5年間に2年以上中長期在留者(就労資格のみ)の生活相談業務に従事した一定の経験を有する者であること
※主に行政書士など有資格者を対象としています。
・上記のほか、登録支援機関になろうとする個人又は団体(企業等)が、これらと同程度に支援業務を適正に実施できると認めれること

④1年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人又は技能実習生の行方不明者を発生させていないこと

⑤刑罰法令違反による罰則(5年以内に出入国又は労働に関する法令により罰せられたなど)を受けていないこと

⑥5年以内に出入国又は労働に関する法令に関し著しく不正又は不当な行為を行なっていないこと

⑦支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと

⑧外国人が十分に理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること
※必ず、常勤で通訳できる社員を必要とするものではありません。

⑨支援状況に関する書類を作成し、1年以上備えて置くこと

⑩支援委託契約を締結するに当たり、受入れ機関に支援業務の費用及びその内訳を示すこと

登録支援機関の審査は場所にもよりますが約2か月かかり、新規登録申請の手数料(収入印紙)は28,400円です。この費用は、仮に審査で認められない結果となっても返還はされません。

 

登録支援機関の役割・支援内容

登録支援機関は、特定技能外国人が十分に理解できる言語で支援する体制を整備する必要があります。特定技能外国人に十分な日本語能力があれば、日本語での支援でも問題ありませんが、日本語能力が不十分である場合には、本人が理解できる言語(主に母国語)でガイダンス等を行う必要があります。

 

登録支援機関としての主な支援内容は、支援計画書の作成及び、職務・日常生活・社会生活上のサポートになり、登録支援機関として必ず行わなければいけない義務的支援の10項目は下記になります。

■登録支援機関の主な支援内容

①事前ガイダンス

②出入国の際の送迎

③住居確保・生活に必要な契約の際の支援

④生活オリエンテーション

⑤公的手続き等への同行

⑥日本語学習の機会提供

⑦相談・苦情への対応

⑧日本人との交流促進

⑨転職支援(人員整理などの場合)

⑩定期的な面談

 

義務的支援

①事前ガイダンス

雇用契約締結後に、労働条件・活動内容等について、特定技能1号外国人が理解できる言語でガイダンスを行います。

原則は対面での実施ですが、特定技能外国人が海外にいる場合はテレビ電話等の互いの表情が見える状態で行います。

※メールや書面のみのガイダンスはNGです。

■主なガイダンスの内容

・業務内容、報酬額、労働条件について

・日本で行える活動の内容(仕事内容)

・日本入国の手続き方法

・保証金の支払いや違約金などに係る契約を現にしていないことの確認

・特定技能雇用契約において母国等の機関に費用を支払っている場合、金額及び内訳を十分理解して、その機関との間で合意しているかの確認

・外国人支援に要する費用について、特定技能外国人に負担させないことの確認

・入国時に、港や空港から所属機関(受入れ企業)または住居までの送迎について

・適切な住居の確保のための支援について

・職務・生活・日常生活または社会生活上の相談や苦情を受ける体制について

・支援担当者の氏名及び連絡先について

 

②出入国の際の送迎

特定技能外国人が入国した際に、空港等と事務所又は住居への送迎することが必要になります。なお、帰国時にもの空港の保安検査場までの送迎・同行が必要になります。

※一時帰国時の、支援は必要ありません。

 

③住居確保・生活に必要な契約の際の支援

住居の契約において、不動産会社の情報提供や必要に応じて同行や連帯保証人になるなどの協力が必要になります。その他、携帯電話の契約や銀行口座の開設、電気・ガス・水道の開設手続きのサポートを行います。こちらの手続きも、必要に応じて同行する必要があります。

 

④生活オリエンテーション

日本社会のルールやマナー、公共交通機関の利用方法等について、特定技能外国人が理解できる言語でオリエンテーションを行います。

■主なオリエンテーションの内容
・金融機関の利用方法

・交通ルール
・医療機関の利用方法
・交通機関の利用方法
・生活ルール、マナー
・生活必需品等の購入方法
・日本で違法となる行為の例
・気象情報や災害時に行政等から提供される災害情報の入手方法
・特定技能所属機関等に関する届出
・住宅地に関する届出
・社会保障および税に関する手続き
・その他の行政手続き

 

⑤公的手続き等への同行

上記内容と重複する部分もありますが、社会保険の手続きや税務署での手続きを必要に応じて同行してサポートします。

 

⑥日本語学習の機会提供

特定技能外国人が日本語学習をしたい場合には、その日本語学習の場を提供します。例えば、日本語学校の入学案内や学習教材の案内、オンライン学習の情報提供などが含まれます。

 

⑦相談・苦情への対応

職場や生活においての相談や困りごとについて、平日で3日以上及び土曜・日曜のうち1日以上に対応できる状況を、相談しやすいように就業時間外などにも対応できるようにする必要があります。
また、相談及び苦情の対応を行った時は記録残すことが必要で、関係行政機関への相談又は通報を行ったものについては、当該外国人の支援実施状況に係る届出書に記載することになります。

 

⑧日本人との交流促進

地方公共団体やボランティア団体等が主催する地域住民との交流に関する情報提供をするなど、日本人との交流の場の促進を行います。その際、各行事の注意事項や実施方法などの説明も同時に行います。

 

⑨転職支援(人員整理などの場合)

所属機関(受入れ企業)の都合による契約解除などの際には、転職先を探す協力及び推薦状の作成などをサポートします。

具体的には、公共職業安定所(ハローワーク)や職業紹介事業者等を案内し、必要に応じて特定技能外国人に同行し、手続きサポートを行います。

これに加えて、特定技能1号外国人が就職活動を行うための有給休暇の取得や、退職時に必要な国民健康保険や国民年金等に係る行政手続きのサポートも行います。

 

⑩定期的な面談

支援責任者は3ヶ月に1回以上、特定技能外国人と面談をする必要があります。この面談は、特定技能外国人が十分に理解できる言語で行う必要があり、面談後に定期面談報告書を作成しします。

 

登録支援機関の届出

登録支援機関として支援を開始すると、3ヶ月に1回(四半期に1回)支援状況の報告を入管に行うことになります。その他にも、変更事項等が発生した場合にもそれぞれ届出が必要になります。

なお、まだ支援を開始していない場合は不要になります。

 

届出は、登録支援機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に持参又は郵送によって行います。

届出する必要がある内容は主に下記になります。

■登録支援機関が行う届出内容

・支援計画の実施状況に関する届出

特定技能1号外国人支援計画の実施状況について、3ヶ月に1回(四半期ごと)に届出を行う必要があり、届出の期限は翌四半期の初日から14日以内になります。

また支援計画に変更があった場合には、支援計画変更に係る届出も必要となります。

非自発的離職者(クビ等)を発生させた場合、受入れ困難にかかる届出も必要です。

 

・登録事項変更に係る届出

氏名又は名称及び住所、代表者氏名などに変更があった場合は、法人の場合には、登記事項証明書を、個人の場合には住民票の写しを、変更が発生してから14日以内に届出します。

 

・支援業務の休止又は廃止に係る届出

支援業務を休止又は廃止する場合は、休止又は廃止した日から14日以内に届出を出します。なお、支援業務の一部を休止又は廃止した場合は、上記の登録事項変更に係る届出も必要になります。

 

・支援業務の再開に係る届出

支援業務の休止の届出を出したものが支援業務を再開する場合、再開予定日の1ヶ月前までに届出を行います。

特定技能1号外国人を雇用する際には、細かなルールが多く存在します。登録支援機関は、そんな複雑な内容をサポートする重要な役割を担っています。特定技能1号外国人を雇用する際には、最新情報を常に確認してから進めるように心がけて頂ければと思います。

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