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外国人社員の退社手続き方法。会社が行うべきことについて解説

国人社員が退社する場合、どのような手続きをすればいいのでしょうか?

基本的な考え方は、「外国人社員の場合でも日本人の場合と同様の手続き」になります。

外国人本人が行わなければいけない手続きについても一緒に解説していきます。

外国人が退職した場合の手続きの流れ

外国人社員の退職手続きは日本人と同じになります。

まずは全体の流れについて確認していきましょう。

外国人社員の退職手続きの全体の流れ

  1. 健康保険証の回収
  2. 会社備品等の回収
  3. 雇用保険の喪失手続き
  4. 社会保険の資格喪失手続き
  5. 源泉徴収票の交付
  6. 退職証明書の交付
  7. 住民税の残額がある場合の手続き

まずは「健康保険証」や「会社備品の回収」を行い、雇用保険の喪失手続きを行っていきましょう。

雇用保険加入の外国人は「喪失届」を提出すれば入管への手続きは不要

入管法では、外国人社員が退職した際には、その旨を入管に報告する届出が求められていますが、「雇用保険の喪失手続きをすれば、入管への届出は不要」となっています。

雇用保険は、週20時間以上働く労働者は加入必須となっているので、就労ビザを取得している外国人社員は全員、雇用保険に加入していると思います。

退職時には、この雇用保険を喪失する手続きが必要になります。(日本人と同じ)

雇用保険の喪失手続きは、ハローワークで行う

雇用保険の喪失手続きは、会社を管轄している地域の「ハローワーク」で行います。

この手続きは、「外国人社員が退職した日の翌々日から10日以内に行う」必要があります。

手続きは、電子申請・窓口または郵送でも手続き可能で、「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出して行います。

電子証明書を取得している企業は、こちらからオンラインで手続きできます。

外国人社員の記入例について

外国人社員の雇用保険の喪失届の記載では、備考欄に「外国人社員情報を記載する」必要があります。。

雇用保険被保険者資格喪失届に記載する内容

  1. 外国人の国籍
  2. 外国人の氏名(ローマ字表記)
  3. 在留資格(ビザの名前)
  4. 在留期間
  5. 派遣・請負就労区分について

在留カード番号記載様式の提出も必要になった

2020年3月からは、「在留カード番号記載様式の提出も必要」になりました。

そのため「事業所番号」「事業所名」「在留カード番号記載欄(個人別票の枝番号、被保険者番号、氏名、在留カード番号記載欄)」の提出も一緒に行うようにしてください。

社会保険の資格喪失手続きについて

外国人社員の社会保険の資格喪失手続きは、「退職日の翌日から5日以内に行う」必要があります。

手続き方法は、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を最寄りの年金事務所に提出して行います。

外国人社員が退職後すぐに別の会社に就職する際は、その会社で社会保険の加入手続きを行いますが、転職先が決まっていない際は、外国人本人が自ら、国民健康保険や国民年金の切り替え手続きしないといけません。

そのため会社としては、喪失手続きを行えばOKですが、外国人本人に国民健康保険の手続きなどの手続きをアナウンスしてあげてください。

退職証明書の発行について

外国人社員が退職する場合には、「退職証明書の発行」を行うようにしてください。

日本人の場合は、社員から求められた場合にのみ発行しますが、外国人の場合には、次回のビザ申請時に必要になるケースがあり、発行してあげるようにしてください。

退職証明書に記載する情報

  1. 雇用期間
  2. 業務の内容
  3. 地位・役職等
  4. 賃金(給与)
  5. 退職事由(解雇の場合は、その理由も含む)

また注意点としては、日本の労働基準法では退職証明書に「退職者の請求しない事項は記入してはならない」となっています。

そのため、何か素行が悪かったとしてもそういった情報を記載することはできません。

外国人本人が行う手続きとは?

会社を退職した際には、外国人本人は入管に「契約(所属)機関に関する届出」を退職から14日以内に提出することが必要になります。

外国人の中には、退職したことを知られたくないという理由で届出を行わない人もいますが、届出は義務になりますので、必ず行ってください。

仮に退職後14日を過ぎてしまっても届出を行うことは可能ですので、1日でも早く行うようにしてください。

この届出を行わないと、次回のビザ更新時に不利益を被ることがありますので、会社側からも退職時にアナウンスしてあげるようにしてください。

技術・人文知識・国際業務の場合は、こちらのページの中ほど「電子届出システムはこちら」という青いバナーから電子申請ができます。
※その他、郵送や入管の窓口でも行うことが可能です。

雇用保険非加入者の外国人の場合

外国人社員の中でも、雇用保険に加入していない外国人が退職する場合は、「外国人雇用状況の届出」を提出しないといけません。

この届出は、退職日の翌月末日までに管轄のハローワークに提出しないといけません。

この届出も電子申請で行うことができます。
「外国人雇用状況届出システム」はこちら

※こちらは「外交」「公用」「永住者」「永住者の配偶者」「日本人の配偶者」「定住者」「特別永住者」の外国人社員の場合には届出不要です。

外国人雇用状況届出システムで必要な情報

  1. 外国人の氏名(ローマ字)
  2. 生年月日
  3. 性別
  4. 国籍・地域
  5. 在留資格名(ビザの名前)
  6. 在留期間
  7. 在留カードの番号
  8. 資格外活動の許可の有無
  9. 離職年月日
  10. 届出をした事業者の名称、所在地、電話番号、代表者氏名

外国人雇用状況の届出には、システム利用登録が必要になります。

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