在留資格認定証明書とは？ビザ申請から入国までの流れと注意点について

「在留資格認定証明書（COE）」とは、外国人を海外から日本に中長期（留学ビザや就労ビザ、配偶者ビザなど）で呼び寄せたい場合に必要となる証明書です。

認定証明書やCOE（Certificate of Eligibility）と呼んだりしますが、観光ビザとは違い、90日以上日本に住む場合には、この「認定証明書（COE）」が必要になります。

聞きなれない言葉なので、どうやって認定証明書（COE）を取得するのかわからない人も多いと思いますので、今回は認定証明書（COE）の申請方法と、実際に日本に入国するまでの流れについて解説していきたいと思います。

在留資格認定証明書（COE）とは？

在留資格認定証明書（COE）とは、海外在住の外国人が日本で中長期に住むために申請するもので、日本にある入国管理局に申請して発行してもらうものになります。

認定証明書（COE）は、海外から呼び寄せる「ビザの申請手続き方法」のこと指しますので、ビザの種類も一緒に言いたい場合は「就労ビザの認定証明書の申請」「配偶者ビザの認定証明書の申請」という言い方をします。

そして認定証明書（COE）は、日本にある入国管理局で発行してもらった後、海外にある日本領事館（大使館）で査証（VISA）を発行してもらうために使用し、外国人が日本に上陸する際にも必要となる証明書になります。

査証（VISA）とは？

査証（VISA)とは、日本に入国する資格があることを証明するもので、入国時に空港で１度だけ使用するものになります。

正確に言うと、我々がビザと呼んでいるのは「査証（VISA)と在留資格」の２種類あり、一般的に就労ビザや配偶者ビザと呼んでいるのは通称名であり、正式には中長期で日本に滞在するための資格は「在留資格」と言います。

ただし、在留資格と言っても専門用語で分かりづらいので、在留資格の場合には就労ビザや配偶者ビザとそれぞれの滞在目的にビザを付けて呼んでいるのです。

そのため、就労ビザも査証（VISA）と思われる方もいますが、就労ビザは在留資格であり、査証（VISA)とは異なるものになります。

そして日本に入国するために、認定証明書（COE）を使用して、海外にある日本大使館（領事館）で査証（VISA)を取得して、入国時に日本の空港で査証（VISA）を確認され、入国後は在留資格（就労ビザや配偶者ビザなど）の証明としての在留カードをもらうことになります。

在留資格認定証明書（COE）を取得する方法は？

認定証明書（COE）の申請は、「日本で何の活動をするのか？」によって、申請する在留資格の種類が変わってきます。

日本で働きたい場合は就労ビザ（働く内容に応じて19種類あります）、日本人の配偶者と一緒に暮らしたい場合は配偶者ビザ、学校で勉強したい場合は留学ビザといったように、日本での活動に応じて申請を出します。

それぞれの必要書類については、入国管理局（現：出入国在留管理局）のホームページにも記載がありますのでご確認してみてください。

「就労ビザ」の必要書類を知りたい方はこちらから確認できます。
「配偶者ビザ」の必要書類を知りたい方はこちらから確認できます。

手続きの流れについて

ざっくりですが、認定証明書（COE）の申請の全体の流れも把握していただければと思います。

申請できる人（法定代理人）

認定証明書の申請ができるのは「日本に住所を有する人のみ」になります。

そのため外国人が海外にいる場合には、会社の担当者などの法定代理人となれる人が代わりに日本にある入管で申請をすることになります。

なお上記の法定代理人は必要ですが、「行政書士」や「弁護士」で申請取次者であれば申請代行が可能となっております。

審査に係る時間は？

日本での審査時間は申請する内容や場所によって変わってきますが、おおよそ２ヶ月～３ヶ月ほどかかります。

以前は1ヶ月～2ヶ月程度で審査がおりていましたが、年々申請件数が多くなり、現在は3ヶ月以上かかることもあります。

なお審査期間は、入管の込み具合によって変わるので、地方入管の場合は現在でも1ヶ月～2ヶ月で審査がおりることもございます。

そして審査が終わり許可がおりると、認定証明書というＡ４サイズより小さい厚紙の証明書が郵送で送られてきます。

認定証明書が送られてきたら、原本を海外で待つ外国人本人に郵送で送ります。
※原本をなくすと、再発行はできず再申請となり同じだけ時間がかかってしまうので紛失にはご注意ください。

※2023年3月17日より認定証明書が電子化されメールで届くようになったので、電子版の認定証明書の場合には、メールを海外で待つ本人に共有するだけで手続きができるようになりました。

審査を早める方法はある？

入管の審査を早める方法としては、審査をスムーズに行ってもらうように申請書類をわかりやすくすることです。

「入管の担当者が調べてくれるから大丈夫」「説明しなくてもだいたいわかるだろう」といった曖昧な申請をすると、審査で時間が必要なので、実質的に審査期間が延びてしまいます。

そのため、入管の担当者が見てすぐにわかるように申請書類をまとめるのがポイントです。

審査はすべて書類審査となるため、審査官は書類上の事実に基づいて審査を進めます。

そのため、誰が見ても内容がすぐに理解できるようにまとめるのが早めに結果を出してもらうために必要となってきます。

在留資格認定証明書の審査中に日本に来てしまった場合

在留資格認定証明書は海外から呼び寄せるための申請になりますが、審査が２～３か月ほどかかるので、審査中に観光ビザなどで日本に来てしまうことも考えられます。

この場合は「日本で再度申請を出す」か「一度帰国して認定証明書を使用して再度来日するか」の２択になります。

※認定証明書はビザではないので、その場で在留カードと交換してもらえません。

日本にいる際に認定証明書が発行されれば、日本でそのままビザをもらえた方が楽ではありますが、ビザの種類によって認めてもらえるかが変わってきます。

通常の流れは、認定証明書を海外にある日本領事館（大使館）に提出して再度簡単な審査を受け、問題なければ来日して、空港でビザ（在留カード）が発行されることになります。

そのため、海外の日本領事館（大使館）での手続きをせずにビザ（在留カード）をもらうことはイレギュラーであり、原則認められていません。

ただし、日本人の配偶者（配偶者ビザ）であれば、特段の事情と判断してもらえることができるため、もう一度日本の入管で認定証明書を添付して申請をすることになりますが、短期滞在ビザから配偶者ビザへの直接の申請をすることが可能です。（一度帰国することなく配偶者ビザを取得が可能）

仮に就労ビザや留学ビザの場合には、ほとんどのケースが短期滞在ビザからの変更はみとめられないので、一度帰国する必要があります。

どうしても短期滞在ビザから就労ビザや留学ビザに直接変更したい場合は、緊急性や一度帰国することによる損害が大きい旨を入管に伝えるしかないですが、認めてもらえるケースの方が少ないので、事前に入管と相談して進めるようにしてください。

海外にある日本領事館で査証（ビザ）申請をする

認定証明書がもらえたら、次は外国人本人が海外にある日本領事館に査証（VISA）申請をします。

査証（VISA）とは、申請している就労ビザや配偶者ビザなど長期ビザ（在留資格）で日本に来日するためだけの1度きりのVISAのことで、許可されるとパスポートにシールを貼ってもらえます。

日本領事館（大使館）での申請の際には「認定証明書の原本が必要」になり、コピーでは認められておりません。
※電子版の認定証明書に場合には、内容が記載されているメール詳細を提示または印刷して提出します。

また、認定証明書には有効期限は「発行されてから３ヶ月」となっていますので、認定証明書が発行されてから、3ヶ月以内に査証（ビザ）申請をして日本に来日する必要があります。

査証（VISA）申請では「本人申請が原則」となりますが、申請件数が多い中国やフィリピン・ベトナムなどの一部の国では指定代理店制度がとられており、現地の日本領事館が指定した業者を通して申請が必要になります。（本人申請ができません）

指定代理店については各現地日本領事館のＨＰなどに載っていますので確認してみてください。

申請できる日本領事館の場所について

外国人が査証（VISA）申請できるのは、母国または就労ビザなど有効なビザを有している国の日本領事館（大使館）になります。

旅行先の日本領事館で査証（VISA）申請をしたいと思ってもできませんので注意してください。

特別な事情がある場合には、事前に現地日本領事館に相談してみると良いと思います。

日本領事館での審査期間は？

日本領事館での査証（VISA）申請にかかる時間は国によって変わってきますが、３～７日程度です。

審査が終わるとパスポートに査証（VISA）と言われるシールが貼られます。

認定証明書が発行されていれば99％問題はないかと思いますが、認定証明書の申請の内容と矛盾があったり、何か疑義がある場合は審査に影響が出ますので、査証（VISA）の申請の際も、誤解がないように申請をするようにしてください。

※繰り返しになりますが、査証（VISA）にも有効期限の記載がありますが、日本への来日の有効期限は認定証明書に記載がある日付から３ヶ月以内となっておりますので、ご注意ください。

来日する際の注意点は？

パスポートに査証（VISA）がもらえたら、日本に来日ができます。

入国すると、成田空港 / 羽田空港 / 中部空港 / 関西国際空港 / 広島空港 / 福岡空港 / 新千歳空港であれば、空港で在留カードの発行をしてもらえます。

それ以外の空港から来日した場合は、来日後に住民登録をした後に住所地から郵送で送られてきます。

在留カードの詳細については、こちらからも確認できます。

入国審査の注意点について

空港に着いたら、入国審査官から来日目的を聞かれます。

また認定証明書の原本を持っている場合は、提示も求められます。
※認定証明書の電子版の場合は、メール画面の提示を求められる場合があります。

基本的には問題ないと思いますが、就労目的で来日なのであれば「勤務先名」、配偶者ビザでの来日なのであれば「配偶者の名前」や「住所」などを言えるようにしておきましょう。

稀に、答えられない人の場合には別室で話を聞かれてしまう人もいます。

日本で住民登録をする

空港でもらった在留カードには住所の記載がありません。

そのため、入国ができたら１４日以内に住む場所の最寄りの役所で在留カードを持って住民登録を行ってください。

この１４日以内とルールを守らないと、今後ビザ（在留資格）を更新していく際に長い年数をもらえなくなる可能性がでてきてしまいますので、忘れずに手続きするようにしてください。